[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2: Mentor My Nguyễn - Mentee Quang Nguyễn

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Hôm nay mới là buổi warm up thôi, nhưng mình cũng thấy rất giá trị và happy sau bao ngày chờ đợi thì chương trình cũng bắt đầu rồi =). Mình xin note các ý chính trong buổi warm up hôm nay:

Mục tiêu: Ngắn hạn và Dài hạn (Ngắn hạn: 6 tháng đến 1 năm - Dài hạn: 5 năm, 10 năm)
Điều này rất quan trọng và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn, thời gian, tâm huyết, cũng như quyết định được động lực để bạn dành cho công việc của mình. Nếu bạn ước tính, đo lường được ra công sức của mình thì bạn càng cảm thấy giá trị và ý nghĩa công việc mang lại nhiều hơn.

• Cố gắng hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, để rồi rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu dài hạn nhiều hơn

Động lực để bạn làm việc?
Tùy thuộc vào mục tiêu ngắn hạn và dại hạn của bạn là gì? Nó sẽ quyết định việc bạn sẽ dành thời gian và công sức, sự tập trung của mình vào công việc bao nhiêu. Nên nhắc lại vẫn không thừa, xác định đúng mục tiêu của mình rất quan trọng ạ.

Kinh nghiệm chọn sách
-Không phải mọi đầu sách đều phù hợp với mỗi người, nên hãy chọn sách theo mục tiêu của bạn đã đề ra =)
-Mỗi đầu sách phù hợp với mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của bạn
-Tư duy khi chọn sách: summary, tác giả, tham khảo nhiều nguồn amazon/ goodread, bạn bè,…
-Take note sau khi đọc
-Đọc sách chuyên môn buổi sáng, đọc sách relax buổi tối, miễn là có đọc =)

• Channel hay follow để học về mindset: anh Hiếu TV

• Mình đã chọn ra được 3 topic sẽ discuss trong 3 tháng tới và sẽ share trong các post tiếp theo.
  Ngày tiếp theo sẽ catch up: ngày 12/9

Cám ơn cả nhà đã đọc note của mình. Chúc mọi người có một hành trình mới thú vị và ý nghĩa với công việc và cuộc sống của mình nha.

[My.Nguyen]

“Hôm nay” mới là buổi warm up thứ 2 thôi. Còn ít nhất 6 cái warm up nữa

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 1
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Hôm nay mình chính thức bước vào giai đoạn mentoring – Buổi 1.

Chị My mentor của mình còn recap mẫu rất chi tiết luôn giúp mình cho buổi 1 luôn =)

Chủ đề: TIME/TASK MANAGEMENT & WORK-LIFE BALANCE

• Mô tả và liệt kê chi tiết lịch trình phân bổ thời gian và hoạt động trong ngày của mình? Từ đó mình có được câu trả lời: mình muốn thay đổi gì trong lịch sinh hoạt hiện tại, ước tính được mỗi hoạt động chiếm bao nhiêu thời gian? Và mình sẽ dễ dàng quyết định ưu tiên đầu việc nào nhiều hơn. Sau bài tập này, mình nhận ra mình lãng phí khá nhiều thời gian cho hoạt động trên social media mọi người à.

Công cụ:

• 5 Whys: liên tục đặt câu hỏi Tại sao?

• Fishbone diagram: vẽ các nguyên nhân có thể dẫn đến vấn đề, xác định % impact của từng nguyên nhân

1. Hiểu bản thân - nhịp sinh học (hiểu nên làm việc gì vào lúc nào trong ngày là hiệu quả nhất) - điều gì khiến bản thân cảm thấy có động lực, tuột mood, mệt mỏi,… - hiểu nguyên nhân sâu xa dẫn đến các hành vi/thói quen của bản thân (đặt câu hỏi Why?)

2. Sắp xếp mức độ ưu tiên - xác định tầm quan trọng/giá trị và mức độ urgent của từng hoạt động - tập trung xử lý các việc mang lại giá trị cao nhất với chi phí về nhân lực, thời gian thấp nhất - focus xử lý 1 việc vào 1 thời điểm

3. Lên kế hoạch chi tiết - lên kế hoạch cho từng năm/tháng/tuần/ngày/giờ/phút (estimate thời gian hoàn thành dựa vào thời gian thực tế cần làm trong quá khứ, không phải thời gian mong muốn sẽ hoàn thành) - công cụ theo dõi: sổ & bút, app (calendar, reminder, trello,…) - đánh giá & điều chỉnh

4. Tạo thói quen - lập kế hoạch, thời gian biểu - đánh giá & điều chỉnh hằng ngày/tuần/tháng

5. Deep work

• nguyên nhân có thể gây xao nhãng: + điện thoại (tắt notification, để chế độ không làm phiền, để khuất tầm mắt khi đang làm việc) + đồng nghiệp (có khoảng thời gian riêng trong ngày dành để discuss với đồng nghiệp, không trả lời vào thời gian deep work, nếu có việc quan trọng thì gọi điện) + người sống cùng (thông báo và thống nhất trước khoảng thời gian không được làm phiền)

• tập trung xử lý 1 việc tại 1 thời điểm - xử lý thói quen trì hoãn (nhân thức được khi nào đang trì hoãn >> kéo bản thân trở lại)

• plan thời gian cho relax để đầu óc tỉnh táo, thoải mái - plan thời gian cho social hay các thứ dễ gây xao nhãng khác (có khung giờ riêng, set downtime, limit time cho các app trên điện thoại)

• Thực hành và đánh giá:

• Dành ít thời gian cho social, những việc gây xao nhãng (giảm từ 2.5h/ngày thành 1h/ngày)

• Dành thời gian cho việc học, đọc và đầu tư (30-60ph/ngày). Điều này quan trọng để giúp mình sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ, khi ấy mình đã đủ kinh nghiệm, kiến thức, thái độ để giải quyết dễ dàng.

Books to read

• The power of habits (Charles Duhigg)

• Atomic Habits (James Clear)

• When - The Scientific Secrets of Perfect Timing (Daniel Pink)

• Tự search thêm về chronotype

• Deep Work (Cal Newport)

Ngày tiếp theo sẽ catch up: ngày 17/10 – Chủ đề Public speaking

Cám ơn cả nhà đã đọc note của mình. Cám ơn chị My đã giúp mình note vô cùng chi tiết cho Day 1.

[My.Nguyen]

Cập nhật kết quả thực hành luôn kìa Quang :v

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 2
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Chủ đề hôm nay mình trao đổi với chị My là Puclic Speaking

Mục tiêu ngắn hạn:

• KH: thuyết phục giải pháp
• Nội bộ: training, sharing kiến thức

Mục tiêu dài hạn:

• Sharing kiến thức chuyên môn cho người khác

Triệu chứng:
(1) Lo lắng trước khi thuyết trình hoặc public speaking
(2) Thiếu tự tin

Ảnh hưởng: ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả công việc

• Để tránh khỏi tâm lý lo lắng trước buổi thuyết trình cho buổi pitch với khách hàng, hoặc bất cứ chia sẻ với người khác thì mình cần chuẩn bị đầy đủ:

• Nội dung (thông điệp, content cần truyền tải đến người nghe)
• Tâm lý.

1. Tâm lý:

• Chủ yếu cần thay đổi về mindset của bản thân, mindset của sự Tự Tin vô cùng quan trọng. Việc rèn luyện này cần trải nghiệm và thời gian.
• Để không bị lo lắng về những điều người khác nghĩ về mình, mình nên chủ động cởi mở, chia sẻ với suy nghĩ của mình với người khác, những người mình cho rặng họ sẽ giúp mình có cảm giác tích cực. Còn những chia sẻ tiêu cực thì mình cần tự động cho qua.
• Tự tin vào những điều mình sẽ chia sẻ - QUAN TRỌNG - để có thể thuyết phục được người khác dễ dàng
  2. Nội dung:
• Xác định khán giả của mình là ai, thông điệp họ mong muốn được nghe.
• Check list các nội dung cần trình bày đã đầy đủ
• Nội dung cần được visualize trên slide trình bày thật ngắn gọn xúc tích
• Tương tác với khán giả của mình để nội dung của buổi chia sẻ không bị nhàm chán.
• Cần hiểu khách hàng của mình là ai, càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Như vậy sẽ giúp mình có được bài proposal thuyết phục khách hàng.
• Luyện tập trình bài slide sao cho ngắn gọn, xúc tích, hạn chế từ dư thừa nhất có thể
• Thời gian để thuyết phục khách hàng thuận tiện nhất: là buổi sáng từ 10-11g.

Tips: Tối ưu hóa thời gian làm slide khi đi pitching:

• Thông thường đều có 1 outline chính, mình sẽ chuẩn bị sẵn, khi nào cần chuẩn bị proposal thì ráp vào thật nhanh chóng.
• Thực hành để có cơ hội nói càng nhiều càng tốt.
• Tips để tránh nói lan man hoặc quên những điều cần nói: Chuẩn bị slide thật kỹ.

Giải pháp

• Thực hành và áp dụng những điều được chia sẻ vào các buổi thuyết trình/ pitch sắp tới

Execution & Evaluation

• Cảm nhận và note lại sự thay đổi của bản thân sau khi áp dụng, có thể chia sẻ cho mentor kết quả sau khi đã áp dụng

Summary:

• Muốn kỹ năng public speaking tốt cần: Thay đổi mindset và Chuẩn bị nội dung thật kỹ

Homework:

• Cập nhật kết quả sau 2 tuần áp dụng những điều chia sẻ với chị My.
• Tổng hợp các tips khác để cải thiện kỹ năng public speaking.
• Tự record lại video và đưa ra đánh giá bản thân, cần cải thiện thêm âm điệu của giọng nói và biểu cảm gương mặt, cũng như body language. Note ra các điểm còn cần cải thiện, và chỉ cần cải thiện 1 điểm trong 1 thời điểm đó thôi. Khi nào điểm cần cải thiện cảm thấy ổn, mới chuyển sang điểm cần cải thiện tiếp theo)
• Next topic: question list, timeline (21/11/2021)

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 3
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Chủ đề hôm nay mình trao đổi với chị My là ** Stakeholder Management Skill**

Mục tiêu chung:
project được hoàn tất tốt và đúng thời hạn
Mục tiêu bản thân:
giúp cho đồng nghiệp phát triển được kỹ năng của họ, riêng bản thân mình hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Kết quả hoàn thành với sự mãn nguyện và tạo động lực để mọi người tiếp tục chiến đấu với các project sắp tới.

Đầu giờ, mình cùng chị My review những điều đã áp dụng của 2 buổi trước đó. Những điều đã thực hành được và những điều còn chưa được
Mình xin chia sẻ những điều đã học được qua buổi 3 này
1. Kỹ năng giao việc/ Kỹ năng thương lượng
"- Xử lý khéo léo khi giao việc cho người khác, cách follow up như thế nào, các tình huống phát sinh sẽ giải quyết, cách giao tiếp không bị mích lòng. Điều quan trọng là cho người làm chung với mình cảm nhận được giá trị mà họ nhận được khi ho làm việc chung với mình.

• Xác định đối tượng mà mình làm việc chung, cố gắng hiểu họ để có thể có cách làm việc chung phù hợp.
• Công thức áp dụng: sẽ tùy vào từng tình huống cụ thể để có cách xử lý khác nhau cho phù hợp."
• Thái độ của mình khi làm việc với người khác/ team khác: Đồng cảm, thông cảm để có thể hiểu và làm việc với nhau thoải mái và dễ chịu nhất

2. Kỹ năng lead dự án:

• Lên trước được sườn công việc
• Task list chi tiết nhỏ hơn
  Tool áp dụng: Gantt Chart
• Khi lên plan thì cần lên luôn Risk Plan và back up solution
• Tính toán thời gian hợp lý và deadline cho phù hợp, tốt nhất nên trừ hao thời gian đó

3. Kỹ năng làm việc chung với các phòng ban
Thái độ hòa nhã, cởi mở với mọi người, mọi phòng ban. Không phải khi nào cần nhờ sự giúp đỡ thì mới đối xử tốt với họ

Kết quả sau buổi trò truyện
Mình cảm thấy vui vẻ, an tâm hơn khi giao việc, hoặc làm việc chung với cho team/ đồng nghiệp khác
Các kỹ năng mình học được trong ngày hôm nay đa số là kỹ năng mềm, mình hy vọng sẽ được áp dụng nhanh chóng vào các tình huống thực tế và share với mọi người nhé

Homework:

• Cập nhật kết quả sau 2 tuần áp dụng những điều chia sẻ với chị My.
• Next topic: question list, timeline (19/12/2021)
  

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 4
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Chủ đề hôm nay mình trao đổi với chị My là ** Networking**

Mục tiêu chung: Networking hiệu quả
Mục tiêu bản thân:
Lần đầu được gặp mentor trực tiếp bên ngoài nhưng lại quên chụp hình mất tiêu =))). Chị My dành nhiều thời gian hơn để review và hỏi thăm về công việc và những gì mình đã áp dụng trong các buổi trước đó. Key learning của việc này là mình tổng kết được những gì mình đã áp dụng và chưa áp dụng được, từ đó sẽ dễ plan cho thời gian tới của mình nhiều hơn. Điều quan trọng nhất là mình cần phải plan lại mục tiêu của bản thân một cách cụ thể, chi tiết và lên kế hoạch theo sát nó nghiêm túc.

Mình xin chia sẻ những điều đã học được qua buổi 3 này
1. Mindset:

• Pay It Forward! - Cho đi trước
• Tâm niệm mình có thể mang lại giá trị cho nhiều người khác như thế nào?
• Giúp cho người khác trước, trước khi đón nhận thêm
• Trân trọng những cái mình cho đi, dù mình biết là sự cho đi của mình có bị lợi dụng hay không?

2. Hành động:

• Tham gia các cộng đồng liên quan đến lĩnh vực mà mình quan tâm. Chị My có recommend cân nhắc tham gia các câu lạc bộ về thể thao, chạy, bơi, đạp xe, ironman,…
• Không giới hạn mở rộng network ở nhiều ngành, độ tuổi và level khác nhau

Kết quả sau buổi trò truyện
Mình cần lên kế hoạch cho việc networking tốt trong tương lai và thay đổi các mindset cũ của mình trong quá khứ.

Homework:

• Next meeting: to be updated (16 tháng 1/2021)

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 5
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Hôm nay mình và chị My trao đổi tự do, không tập trung vào chủ đề nào cả. Mình cảm thấy biết ơn mentor vì sau 5 buổi trò truyện, những chủ đề hoặc những issue mà mình dự định thắc mắc, định hỏi thì mình cảm thấy tự chủ động để có thể trả lời trước khi hỏi chị My. Chị My đã thực sự rèn luyện cho mình mindset ấy nên mình rất cám ơn.

Mục tiêu chung: Tổng kết 2021, lên kế hoạch cho 2022

Mình xin chia sẻ những điều đã học được qua buổi 5 này
1. Chia sẻ
"Vòng tròn quan tâm: có quá nhiều sự quan tâm về thế giới xung quanh, nên dành thời gian nhiều quan tâm đến các vấn đề mà mình có thể kiểm soát được, nếu có thể giúp cho chủ đề đấy được tốt hơn. Vấn đề nào mình thực sự tác động được thì mới nên tác động vào

Nhận xét chị My dành cho mình: Thời gian mình dành quá nhiều cho các công việc hàng ngày và chưa có kế hoạch cụ thể cho mục tiêu dài hạn. Mình tập trung vào các công việc hàng ngày quá thì sẽ không đủ thời gian cho điều quan trọng nhất, chính là mục tiêu dài hạn của mình, cái mà mình trăn trở, quan trọng với mình lâu dài. Đó cũng chính là mục tiêu quan trọng nhất.

2. Mindset:
Mindset 1: Nếu trong năm nay tôi không làm được cái này thì mục tiêu của tôi cũng sẽ không bao giờ đạt được. Mục tiêu của tôi sẽ mãi ở trên giấy. Thực hành là điều quan trọng mà mình chưa làm được.
Không để tình trạng bản thân phải tự bào chữa, vì mình biết những gì mình đang làm là có giá trị với bản thân hơn bao giờ hết.
Mindet 2: Nếu cứ tiếp tục duy trì những thói quen trên, dần dần sẽ tạo ra lối mòn cho việc hành động và suy nghĩ
Mindset 3: kế hoạch vạch ra không đạt được 100%, ngày hôm nay không làm thì ngày mai phải làm cho xong

3. Hành động:
chị My chia sẻ cho mình một cuốn sổ về lên kế hoạch cho suốt năm 2023, theo tuần ngày tháng và giờ. Mình đã từng được chia sẻ về cách thực hành này trước đây, tuy nhiên lại không chú tâm vào hành động. Lần này, nhất định mình sẽ thực hành đúng. Định hướng lâu dài đã có, tuy nhiên định hướng trong ngắn hạn theo năm cần có một kế hoạch cụ thể

4. Sách: Search inside yourself

5. Bài tập: về review lại năm 2021, đạt được và đạt được trong cả 2 khía cạnh cá nhân và công việc
Treo hoặc dán các mục tiêu mình muốn đạt được, để bản thân mình có thể dễ dàng nhìn thấy được

Next meeting: to be updated (27 tháng 2/2021)

[nxquang0422 (NGUYEN XUAN QUANG)]

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2 – Buổi 6
Mentor : My Nguyễn
Mentee : Quang Nguyễn

Hôm nay mình với chị My trao đổi về nội dung review về plan dài hạn và ngắn hạn, quá trình để thực hiện plan đó.

Mình xin chia sẻ những điều đã học được qua buổi 6 này. Xin cám ơn chị My và chương trình rất nhiều.

1. Chia sẻ về mục tiêu
Cách đặt mục tiêu theo thứ tự ưu tiên:

• Mục tiêu dài hạn trong 10 năm, 5, năm, 3 năm, 1 năm, và sau đó breakdown nhỏ hơn đến tháng, tuần và ngày

• Mục tiêu ngoài đảm bảo tiêu chí Smart, trong quá trình thực hiện và áp dụng những task đã lên trong plan, cần có thời gian để review lại những điều mình đã lên plan

2. Mindset:

• Tất cả mọi hành động của mình trong thời điểm hiển tại, sau 1 năm mình đều muốn review là năm vừa qua mình đã đạt được những gì, mình chưa đạt được những gì? Những gì mang lại giá trị cho mình? Những điểm mình cần khắc phục và cải thiện**.**

• Thời gian của mình là có giới hạn, nên mọi hành động của mình đều luôn ý thức việc “hành đông tiếp theo của mình có thực sự đóng góp cho kết quả mục tiêu của mình đề ra hay không, nếu không thì có nên tiếp tục thực hiện nó nữa hay không?”

• Không cần phải hy sinh cho những cuộc hẹn hoặc những cuộc “ăn chơi” vô tình làm ảnh hưởng đển Plan của mình. Bởi vì Plan của mình sẽ xuất hiện trong mọi hoạt động của mình. Chỉ cần mình sắp xếp mọi thứ hiệu quả và trọn vẹn.

3. Hành động:

• Planner (Sổ lên kế hoạch) là điều cần làm mỗi ngày, mỗi tuần. Luôn dành thời gian để review cho nó và thực hành hiệu quả. Ví dụ: cuối tuần thì lại review cho plan của tuần tới, đồng thời cũng ngồi review lại plan của tuần vừa qua có thực sự hiệu quả hay chưa?

• Cải thiện kỹ năng tập trung để làm việc hiệu quả. Cái lớn nhất ảnh hưởng đến quá trình làm việc tập trung của mình đó chính là thói quen “sử dụng điện thoại”. Mình cũng hay là người bị ảnh hưởng bởi những thông báo, những tin nhắn hoặc những task “không thực sự gấp/ quan trọng”. Vì vậy, mình được chia sẻ là học cách sử dụng điện thoại thông minh hơn, như sử dụng các chế độ “Work, để xa điện thoại xa tầm với của mình”, áp dụng Pomodoro 25 phút nghỉ 5 phút,…

• Sách: lên plan để lựa chọn các đầu sách cụ thể. Kế hoạch để hoàn tất plan đọc sách này trong vòng 1 năm, 1 quý, 1 tháng, 1 tuần, 1 ngày sao cho hiệu quả.

• Visual ra board cần thực hiện để có thể nhắc nhở mình mọi lúc mọi nơi. Đặt Visual board lên Wallpaper điện thoại của mình, Desktop hoặc bất cứ chỗ nào để bạn dễ chú ý và nhìn lại dễ dàng

• Kiểm soát tài chính cá nhân bằng cách Download app Money Manager

Cân nhắc việc gặp gỡ mà không mang lại giá trị gì cho mình thì cũng nên cân nhắc bỏ ra luôn