[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 – Season 2: Mentor Ngô Quốc Thái – Mentee Tân Nguyễn

[HCM] UAN Mentoring 1 On 1 - Season 2
Mentor: Ngô Quốc Thái
Mentee: Tân Nguyễn

Ngay từ những ngày đầu tìm kiếm Mentor, mình đã nhận thấy giữa mình và anh Thái có nhiều điểm tương đồng mà mình có thể học hỏi rất nhiều, chủ yếu là về xây dựng vận hành doanh nghiệp và các vấn đề về cuộc sống (tài chính, gia đình,…)

Mình và anh Thái đã bắt đầu được 2 buổi Mentoring trước đó. Cảm nhận đầu tiên của mình là anh tận tình trong cách truyền đạt kinh nghiệm, những câu hỏi mình đặt ra đều được anh giải thích rất rõ ràng, có ví dụ cụ thể. Anh còn mở rộng vấn đề liên quan để mình hiểu sâu hơn.

Các trò chuyện trước đây và lần này giữa hai anh em chủ yếu liên quan đến các vấn đề vận hành của công ty và vai trò của người quản lý.

Mentoring #1 19/09/2021
Next Mentoring #2 19/10/2021
Dưới đây là những ý chính mà note lại từ chia sẻ của anh Thái đối với mình, dưới góc độ là một nhà quản lý.

1/ Xây dựng quy trình làm việc

  • Để công ty vận hành hiệu quả, việc một nhân viên hay quản lý, dù là cũ hay mới, đều cần phải hiểu rõ và làm việc đúng quy trình để làm đúng việc, gặp đúng người. Do đó, các công ty mới, kinh nghiệm quản lý còn non trẻ như của mình cần xây dựng một bộ tài liệu sau:
    • Quy trình, hệ thống công việc: Đó là một bảng/sơ đồ tóm tắt lại toàn bộ quy trình làm việc của các phòng ban trong một dự án, từ khâu đầu đến khâu cuối. Ở mỗi khâu cần nêu rõ ra chi tiết công việc là gì, các nhân sự liên quan và vai trò của họ trong đó.
  • Bảng mô tả công việc: Mỗi vị trí nhân sự cần được viết ra cụ thể, chi tiết các công việc, nhiệm vụ của họ và họ sẽ report cho ai, các tiêu chí đánh giá là gì. Đây không chỉ là căn cứ để họ nắm rõ và làm đúng công việc mình được giao. Mà còn là căn cứ để quản lý đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự, từ đó đưa ra mức phạt/thưởng phù hợp.
  • Workshop/Training nội bộ: đây có thể là thời gian để quản lý training chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho nhân viên bên dưới. Ban lãnh đạo training cho quản lý về tư tưởng, tầm nhìn, mục tiêu, văn hóa của công ty. Hoặc cũng có thể là buổi cross-training giữa các phòng ban với nhau để tăng Mutual Understanding trong cả công việc lẫn cuộc sống bên ngoài.
  • Anh Thái có note thêm các buổi workshop/training này sẽ góp phần xây dựng văn hóa phát triển của doanh nghiệp, giúp mọi người gắn kết với nhau hơn. Một số lưu ý khi triển khai:
    • Quản lý/Lãnh đạo thống nhất đưa ra các topic sẽ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mọi người sẽ có thể theo đó thực hiện
    • Mọi cá nhân trong tổ chức đều phải tham gia, có thể trình bày về mọi chủ đề
    • Ghi nhận đóng góp của người tổ chức workshop: thưởng tiền hoặc cộng thêm điểm hoạt động (giống như hồi trước đi học phát biểu nhiều được điểm cộng)
    • Nên quy định số buổi workshop tối thiểu trong tháng; ngày thực hiện buổi workshop cố định trong tuần; thời lượng cho buổi workshop

2/ Những điều cần biết về hình thức công ty cổ phần

  • Đa số các bạn trẻ khi lập công ty chưa thật sự quan tâm đến các quy định điều lệ của công ty, nên khi công ty xảy ra mâu thuẫn nội bộ, sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của cổ đông (vốn, công sức, quyền biểu quyết, chuyển nhượng - mua bán cổ phần,…). Do đó, anh Thái có chia sẻ với mình một số lưu ý
  • Nên tìm hiểu và nắm rõ các điều luật liên quan đến loại hình công ty của mình đang đăng ký
  • Xây dựng luật, nguyên tắc giữa các cổ đông
  • Ý nghĩa tỷ lệ cổ phần và quyền hạn của các cổ đông trong công ty.

1 Like

#3 meeting: 27/11/2021
Lần gặp offline thứ 2 giữa Mentor và Mentee, buổi trò chuyện kéo dài 02 tiếng với khá nhiều topic và câu chuyện.
Next meeting: 22/12/2021
252177283_319767566155016_2375446880594096682_n

Mình có chia sẻ với anh Thái về dự định về việc mở thêm một mảng cho agency mới trong hai năm tới
và nhận được vài lời khuyên, nhận định của anh

I. Các việc cần làm trước khi bắt đầu,

  1. Xác định đối tượng khách hàng, mình muốn nhắm đến, đó là SME, hay cụ thể hơn là ngành F&B và ngành Hospitality

*Pros

  • Volume khách hàng này rất lớn, lớn nhất trong tất cả các tệp khách hàng với đa dạng các ngành nghề.
  • Các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu đẩy mạnh việc marketing trực tuyến trên các nền tảng online như mạng xã hội Facebook, Instagram, Tik tok và website,…
    b. Cons
  • Phần lớn chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của việc chi ngân sách cho marketing. Do đó khó thuyết phục họ dành ra ngân sách cho những chiến dịch chưa đem lại kết quả trực tiếp và rõ ràng
  • Các tệp khách hàng này chưa hiểu rõ về các quy trình trong xây dựng và thực thi một kế hoạch marketing. Do đó, sẽ mất nhiều thời gian để educate và làm việc với phân khúc SME này.
  1. Xác định các services mà mình sẽ cung cấp.
    Hiện tại với kiến thức và các mối quan hệ thì mình xác định sẽ có thể theo 3 hướng sau:
  • Brand identity / Packaging
  • Social
  • Performance

Và mình được anh Thái khuyên, trước khi xác định services, cần chuẩn bị các vấn đề sau:

  • Các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ: Gói bản lẻ, gói theo tháng - năm hoặc theo từng chiến dịch.
  • Chi phí và lợi nhuận thông qua bảng P&L, từ đó hình dung được tổng quan về dòng tiền và tình hình hoạt động kinh doanh sắp diễn ra.

II. Việc đi học thêm các kiến thức về ngành

  • Mình đang phân vân chưa bắt đầu đi học từ đâu cho đúng và hợp lý với định hướng đó, anh Thái khuyên mình nếu có thời gian thì hãy đi học những thứ liên quan đến ngành advertising (creative, branding, performance, design,…), có thể là các khoá ngắn hạn, trung hạn từ những người đã đi làm trong ngành. Vừa để học thêm các kinh nghiệm thực tế, vừa để tạo dựng mối quan hệ, tìm kiếm partner sau này chẳng hạn.

Tiếp đến, anh Thái có nói đến một điều mà là không ít Agency cứ mãi mê tập trung làm Branding và chạy dự án lớn cho khách hàng mà quên đầu tư cho bản thân thương hiệu công ty, đây là điều mà công ty của mình cũng đang xem nhẹ trước giờ. Đây là một số điều mình sẽ bắt đầu thực hiện trong tháng 12 này:

  • Thường xuyên đăng tải các sản phẩm, dịch vụ lên Fanpage, Art station, Linkedin và YouTube của công ty

  • Làm các Personal project để show case đến khách hàng

  • Update và thêm nhiều nội dung, bài viết hữu ích trên website để được.

1 Like

#4 meeting: 28/12/2021
Next meeting: 25/01/2022

Lần Mentoring cuối cùng của năm 2021, một buổi mentor về cả những vấn đề liên quan tới business và quan điểm về cuộc sống.

  • Trong tuyển dụng, mình vẫn còn khá cảm tính trong khâu đánh giá nhân sự trong các buổi phỏng vấn dẫn đến chưa khai thác và tìm hiểu hết các khía cạnh tính cách và năng lực của ứng viên

Anh Thái chỉ rõ cho mình thấy việc liệt kê rõ các tiêu chí là rất cần thiết để có thể đưa ra đánh giá và quyết định chính xác. Anh cũng show cho mình ví dụ cụ thể từ trường hợp của bên công ty anh, đó đánh giá các tiêu chí

  • thái độ
  • chuyên môn
  • ngoại ngữ
  • phù hợp mức lương
  • phù hợp vị trí
    Ứng viên sẽ được đánh giá số điểm cụ thể và tổng hợp lại.

Quan trọng hơn nữa, trong quá trình phỏng vấn mình cần đặt các câu hỏi mở (behaviral question) để đánh giá các phản ứng của ứng viên trước tình huống để xem họ có phù hợp với yêu cầu về năng lực, chuyên môn, văn hóa tổ chức.

  • Ngoài ra, mình cũng chia sẻ với anh một số suy nghĩ của mình về chuyện tình cảm, hôn nhân, con gái, tài chính gia đình,… và nghe thêm quan điểm của anh Thái.

Một buổi mentoring rất nhiều thông tin, quan điểm.

#5 Meeting 27/02/2022
Buổi Mentoring cuối trong chương trình. Lần này mình ăn quả F0 nên Mentor-Mentee chuyển qua online meeting
Buổi lần này tiếp tục là những câu hỏi của mình xung quanh các tư duy và quyết định của một người trong BOD.

  1. Công ty nên tuyển nhiều Junior ở mức 5 điểm sau đó đào tạo lên 9 điểm hay tuyển người 9 điểm vào làm ngay từ đầu để hiệu quả công việc được cao ?
  • Anh Thái cho mình lời khuyên là tùy tình hình và giai đoạn phát triển của công ty. Công ty mình ở giai đoạn còn nhỏ và mới thì 5 bạn Junior vẫn sẽ làm ko tốt bằng 2 bạn Senior.

  • Còn về việc đào tạo Junior và nhân rộng các thế hệ sau, hãy làm ở tốc độ vừa phải. Chậm mà chắc. Tránh tình trạng cảm thấy workload công ty nhiều, nên tuyển vào nhiều để giải quyết công việc nhưng chưa có kế hoạch training hợp lý => rối đội hình và không đc định hướng phát triển rõ ràng => nản nghỉ => tiêu tốn quỹ lương và cũng không tăng hiệu quả công việc
    Nên: Dùng một leader thật sự cứng và tuyển vừa đủ số lượng junior để bạn leader có thể kèm cập và đào tạo sát sao, từ đó mới có thể phát triển team hiệu quả vững mạnh

  1. Vấn đề scale team khi quỹ lương không đủ mạnh
  • Tránh rơi vào bẫy tăng trưởng. Khi scale team đông, đồng nghĩa quỹ lương hằng tháng tăng. Nếu đến giai đoạn không có đủ dự án hoặc nguồn tiền về kịp sẽ dẫn đến thiếu hụt tài chính, nợ lương, ảnh hưởng hiệu quả làm việc của team hoặc có thể phải cắt giảm nhân sự. Vì vậy, BOD để đánh giá và có kế hoạch rõ ràng trước khi quyết định, dựa vào tình hình kinh doanh của công ty, thị trường, dòng tiền, xu hướng,…
    Tốt nhất vẫn nên là scale chậm và dần dần nếu không có quá nhiều tiền.
  1. Nhân sự giỏi mất nhiệt huyết trong mỗi dự án / công việc
    Anh Thái đưa ra cho mình 3 góc nhìn
  • Do tính chất công việc lặp đi lặp lại, không có tính mới mẻ, thách thức => Tip: Promote lên hoặc trao thêm việc đào tạo để họ có khả năng thể hiện trình độ, cũng là cách coi trọng họ.

  • Do tính chất dự án với deadline quá căng thẳng, nội bộ làm việc không giao tiếp hiệu quả => Tips: Sau mỗi dự án nên họp lại để các thành viên đưa ra cảm nhận, đóng góp. Từ đó có thể hiểu được nhân sự đó đang nghĩ gì, cần gì. Team có thể giải quyết vấn đề đó như thế nào. Must have

  • Do họ chán công việc, chán môi trường, chán hết mọi thứ => Tips: Người đứng đầu dự án cần kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân sự này, đưa ra phản hồi nhận xét. Nếu không thể cải thiện thì đến lúc say goodbye

  1. M&A
  • Khi công ty bắt đầu đi kêu gọi đầu tư hoặc có investor muốn mua cổ phần thì quan trọng là phải xác định rõ các khoản đầu tư đó sẽ dùng cho mục đích gì ? Công ty sẽ phát triển theo chiều hướng nào ? Các investor có cùng chung tầm nhìn và định hướng với BOD của công ty hay không ?

  • Đi đôi với đó là các vấn đề liên quan đến việc định giá công ty, xác định số phần trăm bán lại, quyền lợi của cổ đông, cam kết giữa BOD và Investor là gì, thời gian giải ngân vốn,…

That’s it !
Kết thúc 6 tháng hành trình Mentoring, mình cảm nhận rõ được rất nhiều thứ từ anh Thái, được mở rộng kiến thức và thay đổi góc nhìn về làm Business nói chung. Đã áp dụng rất hiệu quả vào công việc. Những điều này chắc chắn sẽ không bao giờ tìm thấy trên mạng. Thật sự rất may mắn và biết ơn khi được anh Thái chỉ dẫn suốt thời gian qua
Cảm ơn BTC UAN Mentoring đã tạo cho mình cơ hội được kết giao với Mentor.
Mong BTC vẫn sẽ duy trì sân chơi này cho các bạn Mentee sau này.

Peace

1 Like