Chữa bệnh sợ... viết báo cáo

Không ai thích viết báo cáo. Không phải ai cũng biết viết báo cáo. Và không phải báo cáo nào cũng xài được. Mà không báo cáo thì bất cứ khi nào, người lãnh đạo cũng phải đi tìm từng nhân viên để hỏi: task này tới đâu rồi, dự án kia ra sao… Người sếp thì mệt vì đi hỏi và hoang mang vì hỏi hoài vẫn không ra việc, tới khi nhận được cái báo cáo rồi thì muốn tăng xông vì… đọc không hiểu gì hết. Nhân viên thì cảm thấy việc mình vẫn đang làm, báo gì báo hoài, thấy áp lực và khó chịu…

Vậy tóm lại là, làm sao để nhân viên hết sợ viết báo cáo còn sếp hết sợ đọc báo cáo? Hãy bắt đầu từ…

Hiểu rõ mục đích của việc báo cáo là gì?

  1. Mục đích quan trọng nhất là để người quản lý dự án và các thành viên tham gia có cơ hội để nắm bắt “đứa con” của mình. Đôi lúc họ bị cuốn theo các tiểu tiết mà quên đi bức tranh toàn cảnh về dự án, và báo cáo sẽ đóng vai trò nhật ký làm việc để họ đi đúng hướng.
  2. Mục đích thứ hai là giúp cấp trên nắm được chuyện gì đang diễn ra: dự án có đi đúng hướng, đúng tiến độ không, có khó khăn nào phát sinh, có vấn đề gì cần được ghi nhận, có nguồn lực nào cần bổ sung… Lãnh đạo thường không trút giận lên team khi dự án thất bại hay chậm trễ. Điều họ quan tâm là: 1. Vì sao nó thất bại. 2. Có cách nào để giải quyết vấn đề. 3. Bước tiếp theo là gì. 4. Cần hỗ trợ cho team điều gì để không lặp lại sai lầm ở dự án tiếp theo.
  3. Mục đích thứ ba là giúp khách hàng biết họ đang được chăm sóc: Điều tệ hơn một dự án chậm trễ là một dự án chậm trễ mà không có bất kỳ ai nói điều đó với họ. Ngoài ra, một bản báo cáo khéo léo sẽ giúp khách hàng thấy họ đang nhận được gì từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

Những lý do nhân viên ngại viết báo cáo là:

  1. Họ chủ quan: Cho rằng mình đã nắm mọi chi tiết trong não, kiểm soát được mọi thứ và không nên làm mất thời gian của chính mình lẫn người khác cho việc ghi chép vớ vẩn. Báo cáo - cũng đôi lúc bị hiểu nhầm rằng “bị giám sát”.
  2. Họ bị áp lực: Tiến độ và chất lượng của dự án được đồng hoá với năng lực của đội thực hiện, vì vậy, khi dự án không tiến triển đúng như mong muốn, họ trở nên ngại ngần chia sẻ thông tin đến người khác - ngay cả với cấp trên. Họ muốn được để yên để tự giải quyết vấn đề của mình.
  3. Họ không biết phải bắt đầu từ đâu: Cái gì là báo cáo, tôi cần báo cáo chuyện gì, có phải tôi chỉ cần copy checklist vào, hay tôi phải viết một văn bản phát biểu văn hoa? Do thiếu kỹ năng (mà lại không research và đặt câu hỏi) nên nhiều khi, người viết tạo ra một thứ gì đó - mà thứ duy nhất chỉ ra nó là cái báo cáo - chính là tên file: baocao.doc

Cách để viết báo cáo đúng, nhanh, gọn, đẹp: Chỉ cần 5 bước

  1. Xác định mục tiêu và dạng báo cáo: Báo cáo định kỳ, tổng kết dự án hay báo cáo một sự cố phát sinh? Báo cáo nội bộ hay báo cáo khách hàng? Báo cáo về dự án, về nhân sự hay về hành trình phát triển năng lực của người viết báo cáo?
  2. Viết ngắn gọn và tổng quan về dự án và nội dung trong bảng báo cáo. Ví dụ: “Báo cáo tuần về dự án truyền thông cho sản phẩm X. Trong bảng báo cáo có đề cập đến: tiến độ theo timeline dự án, feedback và yêu cầu mới của khách hàng, kế hoạch làm việc trong tuần tới và đề xuất nhân sự bổ sung”.
  3. Cung cấp các tài liệu liên quan trong dự án như timeline, các ghi chép công việc, sản phẩm đã thực hiện (thông thường khi bắt đầu một dự án, các tài liệu này đã được thiết lập, vì vậy chỉ cần dẫn link trong báo cáo để người đọc tham khảo nếu cần).
  4. Liệt kê từng đề mục trong báo cáo. Với báo cáo định kỳ thì thông thường sẽ có các nội dung sau:
  • Tiến độ các công việc so với kế hoạch triển khai dự án (Cái nào bị chậm lại, cái nào pending, cái nào đang chạy ngon).
  • Đánh giá về các hạng mục đang thực hiện (tốt - xấu - cần cải thiện gì, khách hàng góp ý ra sao).
  • Các vấn đề phát sinh (cần bổ sung hạng mục nào, gặp sự cố gì).
  • Nhiệm vụ trong giai đoạn tiếp theo.
  • Đề xuất, ý kiến của team thực hiện.
  1. Viết báo cáo. Các hướng dẫn để viết dễ dàng hơn:
  • Hành văn mạch lạc, ngắn gọn, đúng mực, dễ hiểu. Tránh viết vắn tắt như ghi chép cá nhân hoặc viết dài dòng như làm văn.
  • Cách dễ nhất để trình bày một vấn đề là áp dụng 5W1H: Ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao, làm thế nào.
  • Luôn trả lời được câu hỏi: Tiếp theo cần làm gì.
  • Báo cáo “tốt” sẽ đảm bảo: cung cấp được thông tin thực tế về dự án, đưa ra giải pháp, đưa ra phương hướng hành động tiếp theo.

Ví dụ: Lập content plan cho fanpage A:

  • Ai (PIC): Ai phụ trách chính, hạng mục gì. Bên khách hàng cần liên lạc với ai, phong cách làm việc của họ như thế nào.
  • Khi nào: Cần hoàn thành vào lúc nào, khi nào duyệt, khi nào cần xuất bản
  • Cái gì: Bao gồm kế hoạch nội dung trong 6 tháng, đề xuất chi phí quảng cáo và 5 demo nội dung post + minh hoạ.
  • Tiến độ: Đang đợi khách hàng xác nhận lịch gặp để trình bày trực tiếp về idea và chiến lược. Dự kiến sẽ có kết quả vào ngày Y.
  • Đề xuất : Cần chuẩn hoá guideline để hỗ trợ tốt hơn cho content.

Cuối cùng, có thể bổ sung thêm 1-2 dòng ghi chép của người lập báo cáo nhằm hỗ trợ người đọc báo cáo biết cần phải chú trọng vào chi tiết nào. Trình bày đẹp. Đặt tên file chuẩn. Gởi đúng giờ quy định. Vậy là xong rồi.

Cứ vậy mà làm thôi, sợ làm gì.

10 Likes

Thanks chị. Bài viết gãi rất đúng chỗ ngứa ạ :sweat_smile:

Xin quảng cáo chút ạ, biết được pain point này nên A1 Analytics team em định hướng ngay từ ban đầu là giải quyết nỗi khổ làm báo cáo của anh chị em. Gửi link mọi người đăng ký và sử dụng miễn phí: https://a1digihub.com/dang-ky-trai-nghiem-a1-analytics/

Vừa bấm vào link, đăng ký xong nhậnn được một lúc 8 cái mail, hơi mệt đó em ơi!
Screen Shot 2020-07-01 at 12.41.42

cảm ơn chị nhiều, cái này là lỗi hệ thống email, để em fix lại. Thanks chị nhé

Email gửi engagement theo ngày dồn hết một lượt :)))