12 lỗi gửi email cơ bản mà dễ mắc phải

Chia sẻ cho những ai cần để tránh những lỗi gửi mail không chuyên nghiệp này nha!!

Với số lượng tài khoản email đang hoạt động tăng nhanh, dự kiến sẽ đạt gần 6 tỷ vào năm 2020, không có gì lạ khi email là một xu hướng bán hàng và Marketing không thể thay thế…

Nhưng có quá nhiều email trong hộp thư đến của người dùng ngày nay. Làm thế nào để bạn nổi bật? Đối với người mới bắt đầu, tránh mắc phải 12 sai lầm này nếu không email của bạn sẽ đi thẳng vào mục thư rác

1. Lạm dụng Reply all (trả lời tất cả)

Reply all là chức năng có thể tốt hoặc xấu. Nhưng khi nào tốt, khi nào không? Dưới đây là phần giới thiệu nhanh về thời điểm sử dụng Reply (Trả lời) so với Reply All (Trả lời Tất cả):

Sử dụng Reply all (Trả lời tất cả) nếu…

  1. Nhiều người cần biết email đã được phản hồi
  2. Những người nhận khác sẽ bối rối nếu họ không thấy bạn phản hồi
  3. Phản hồi của bạn sẽ tác động đến 70% hoặc nhiều người hơn trong chuỗi

Sử dụng Reply (Trả lời) nếu…

  1. Email chỉ được gửi đến bạn
  2. Chỉ một người cần xem phản hồi của bạn
  3. Bạn nghĩ nhiều hơn 2 người sẽ bị làm phiền nếu bạn nhấn Reply all (Trả lời tất cả)

Nếu bạn không cần phải trả lời tất cả mọi người trong email của mình nhưng cần trả lời một hoặc hai người, thì đây là thời điểm tuyệt vời để chọn “Reply” và “CC” những người có liên quan.

2. Quên đọc lại

Không có lý do gì cho lỗi chính tả trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Ngay cả khi bạn chỉ gửi một hoặc hai dòng văn bản, hãy kiểm tra kĩ càng để không sót một lỗi nào dù rất nhỏ. Dưới đây là một vài công cụ kiểm tra:

  • Tính năng “Review” của Microsoft Word bắt lỗi chính tả và dấu câu.
  • Hemingway Editor bắt lỗi chính tả, dấu câu, chạy trên câu và đoạn văn khó đọc.
  • Grammarly có một tiện ích mở rộng Chrome tuyệt vời chỉnh sửa công việc của bạn trong thời gian thực – ngay cả trong trình duyệt email của bạn.

Khi bạn kiểm tra ngữ pháp và chính tả, hãy kiểm tra kỹ xem tên người nhận, tên công ty và địa chỉ email của bạn có được viết đúng không. Lỗi chính tả sẽ gây ấn tượng xấu, mất đi tính chuyên nghiệp với khách hàng tiềm năng của bạn.

3. Sử dụng một dòng chủ đề khác với nội dung

Bạn có thể đã nhận được một trong những điều này. Nó có thể trông giống như, “Re: Cuộc họp tuần tới” hoặc “Theo dõi cuộc gọi ngày hôm qua”. Vấn đề là bạn chưa bao giờ nói chuyện với những người này. Dòng chủ đề của họ chỉ đơn giản là một mánh khóe để giúp bạn mở, đọc và trả lời.

Đừng gửi loại chủ đề này. Đó là sự lười biếng, không trung thực và đáng bị chuyển thẳng vào thư rác. Tìm kiếm một cách tốt hơn để chế tạo các dòng chủ đề thu hút sự chú ý? Nghiên cứu các tác phẩm kinh điển, thử một cách tiếp cận hài hước hơn hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra dòng chủ đề.

4. Một lời chào lười biếng

Nếu bạn đã bắt đầu một email với “Gửi đến ai có thể quan tâm”, bạn có lỗi khi sử dụng lời chào lười biếng. Internet đã khiến cho việc tìm ra tên, địa chỉ email và chức danh chuyên nghiệp của người bạn đang gửi email một cách dễ dàng.

Cho dù bạn đang gửi email cho người quản lý tuyển dụng hoặc khách hàng tiềm năng, hãy dành năm phút để tìm hiểu một chút xem bạn đang nói chuyện với ai.

Thực sự không thể tìm thấy tên hoặc tiêu đề của người nhận của bạn? Chỉ cần gửi email của bạn đến bộ phận mà bạn đang cố gắng tiếp cận. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc, bạn có thể gửi email, “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Đội ngũ bán hàng thân mến”. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn tránh những lời chào kiểu cũ như “Kính gửi ông hoặc bà”.

5. Không định dạng tin nhắn của bạn

Năm 2018, Litmus đã thống kê 46% tất cả các email mở xảy ra trên tài khoản di động. Vì vậy, nếu bạn viết một đoạn văn dài tám câu mà không có dấu đầu dòng hoặc định dạng, thì nó có khả năng một phần lớn độc giả của bạn sẽ đóng email của bạn trước khi họ đọc dòng đầu tiên.

Và, hãy trung thực, không ai thích đọc email dài – ngay cả từ máy tính. Định dạng email của bạn với các đoạn văn ngắn (không quá một đến hai câu mỗi câu), dấu đầu dòng, liên kết và danh sách.

Điều này giữ cho mắt người nhận di chuyển xuống trang, làm cho tin nhắn của bạn thân thiện hơn với thiết bị di động và tăng cơ hội nhận được trả lời.

6. Gửi email vào đêm khuya

Gửi email vào đêm khuya hoặc cuối tuần không cho thấy sự chuyên nghiệp. Trên thực tế, email ngoài giờ có thể có tác dụng ngược lại.

Gửi email ngoài giờ làm việc bình thường (8:00 sáng đến 5:00 chiều) có thể báo hiệu công ty của bạn đang hoạt động kém, bạn không có kỹ năng quản lý thời gian.

Hãy gửi email trong giờ làm việc và nếu bạn phải trả lời email vào ban đêm hoặc cuối tuần, hãy lên lịch để gửi vào buổi sáng đầu tiên trong tuần làm việc.

7. Không bao gồm chữ ký

Đơn giản chỉ cần ký tên của bạn là đủ rồi. Chữ ký email của bạn là tài sản có giá trị. Nó cũng là một cách tuyệt vời để bao gồm nhiều thông tin về bạn và công ty của bạn, mà không làm lộn xộn phần thân của email.

Bằng cách bao gồm chủ đề, tiêu đề, thông tin liên hệ và các giải thưởng trong ngành vào cuối email của bạn, bạn sẽ tránh được sự nhàm chán cho người đọc bằng một lời giới thiệu dài trước khi họ sẵn sàng tìm hiểu thêm về bạn.

8. Không có lời kêu gọi hành động

Mỗi email bạn gửi phải có mục đích và yêu cầu. Chuyên gia bán hàng Jeff Hoffman khuyến khích nhân viên bán hàng bao gồm những gắn kết nhỏ trong mọi tương tác họ có với một khách hàng tiềm năng. “Tôi coi trọng việc gắn kết trong bất kỳ sự tương tác nào, nơi một nhân viên bán hàng yêu cầu một khách hàng tiềm năng cam kết với một cái gì đó – dù lớn hay nhỏ,” anh nói.

Cam kết đó có thể là yêu cầu khách hàng tiềm năng của bạn đọc một bài đăng trên blog, lên lịch cuộc gọi hoặc giới thiệu. Bằng cách yêu cầu những lần tương tác này, bạn sẽ nhận được sự đồng ý của khách hàng tiềm năng với các yêu cầu nhỏ và mồi họ để nói đồng ý với các yêu cầu lớn hơn trong tương lai.

9. Sử dụng phông chữ “sáng tạo”

Bạn nghĩ rằng phông chữ Gothic thực sự giúp bạn thể hiện bản thân qua email? Khi bạn gửi thư tín chuyên nghiệp, hãy giữ mọi thứ sạch sẽ và đơn giản với phông chữ Arial, Times New Roman hoặc Trebuchet MS.

10. Không sử dụng phím tắt email

Nếu bạn không sử dụng phím tắt email, bạn đang lãng phí thời gian quý báu. Trên thực tế, một người trung bình dành 28% thời gian mỗi tuần cho email. Đó là 11 giờ/tuần.

Trở nên hiệu quả hơn trong hộp thư đến và sử dụng các phím tắt nhanh để có đạt hiệu quả nhanh hơn một chút. Bắt đầu với những hướng dẫn về các phím tắt email trong Gmail, Outlook và Apple Mail.

11. Gửi email nhắc nhở quá sớm

Chỉ chờ đợi 24 giờ để trả lời email là không đủ thời gian. Nếu bạn gửi email nhắc nhở trong khung thời gian đó, bạn có nguy cơ gây ấn tượng là thiếu kiên nhẫn, thô lỗ.

Theo nguyên tắc thông thường, hãy đợi từ 5 đến 10 ngày làm việc trước khi gửi email nhắc nhở. Điều này cho phép người nhận có thời gian trả lời chu đáo tin nhắn của bạn. Nó cũng thừa nhận họ có thể hơi bận rộn và không có thời gian để đáp ứng yêu cầu của bạn ngay lập tức.

12. Gửi email khi bạn thực sự cần gọi

Hầu hết chúng ta thích được liên lạc qua email hơn là qua điện thoại. Một cuộc khảo sát năm 2018 đã báo cáo 61% người tiêu dùng thích được liên hệ bởi các thương hiệu qua email.

Nhưng có những lúc bạn chỉ cần nhấc điện thoại lên. Nếu bạn dành hơn 20 phút để viết email, thấy mình viết nhiều hơn ba đoạn hoặc nghĩ rằng tin nhắn của bạn sẽ được hiểu hoặc nhận được tốt hơn khi nghe trực tiếp, hãy gọi cho người nhận.

5 Likes

Mình di chuyển bài viết này vào mục Kênh Marketing > Email & SMS Marketing cho đúng nơi quy định

1 Like

12 điều mà dính hơi 7 điều, chán thật :sweat: :sweat:. Kênh email marketing này em cũng mới tìm hiểu mà chua quá, sử dụng công cụ email automation mà chằng khá khẩm gì. =((

Thanks chủ thớt nhắc nhở em nhá.

1 Like

Mình mới đầu tìm hiểu thấy khó khăn như bạn á. Bạn qua tham khảo thử những tính năng bên TriggerM xem có dễ sử dụng hơn không. Mình thấy bên này ổn đó bạn :smiley:

2 6 7 có hết =)))) Mà cái này thấy cũng nhiều người bị mắc lỗi giống tui à nha !! Bài viết hữu ích nè thanks chủ thớt đã nhắc nhở nhé :laughing:

1 Like

Bác có đang dùng tool nào hỗ trợ kênh email không?

1 Like

Đọc qua thì tưởng những việc này dễ cải thiện nhưng đối với những người đi làm có kinh nghiệm rồi thỉnh thoảng vẫn mắc phải. Cảm ơn tác giả bài viết :slight_smile:

1 Like

Em đang dùng Mautic bên TriggerM đó ạ, thấy cũng ổn áp lắm. Bác có nhu cầu em tư vấn luôn nha :smile:

Bác cho em xin review với

Mới đầu mình xài gói cơ bản bên TriggerM thì đâu khoảng 700k đó ạ mà thấy cũng ổn, không bị giới hạn contact. Bác có thể liên hệ để bên đó hỗ trợ tư vấn cho kĩ càng thêm nha =))))

Èo, mình ko tự cài đặt được hã bác?